Cómo mejorar la capacidad productiva de las Pymes con ayuda de la tecnología.
Las PYMES y MIPYMES en México representan la generación del 52.2% de los ingresos del país, la clasificación de estas empresas es muy amplia y va desde la tienda de la esquina hasta empresas que tienen más de 250 empleado laborando, las micro, pequeñas y medianas empresas emplean el 68.4% del total de personas laborando. 1
¿Cómo se clasifican?
De acuerdo con el INEGI en su comunicado de prensa de junio de 2020, del total de establecimientos en nuestro país el 95% son tamaño micro (0 a 10 personas ocupadas); 4% son pequeños (11 a 50 personas) y 0.8% medianos (51 a 250 personas). En total representan el 99.8% de la actividad productiva.
El escenario de las pymes en la economía nacional
Ante los números antes mencionados, en México se vuelve urgente detonar el desarrollo de las pymes, además de ser la base de empleo contribuyen en gran medida con los ingresos nacionales. Lamentablemente son empresas que tienen una corta vida, que corren más riesgos y tienen menos oportunidad de que las grandes empresas. El piso no está parejo, el entorno financiero, a crédito para financiar los proyectos es casi nulo para estas organizaciones, el margen no es suficiente para tener dentro de la administración a profesionistas de tiempo completo con perfiles de administración que propongan iniciativas de desarrollo tecnológico e innovación y esto ocasiona que se vayan rezagando y cayendo en la obsolescencia, siendo absorbidas por las Start ups que tienen mucha inversión tecnológica y agilidad impresionante para expandir su modelo de negocio.
En términos de tecnología, las encuestas del INEGI muestran que solo el 23% de los establecimientos tienen equipos de cómputo y solo el 20% cuenta con acceso a internet. Si hablamos de plataformas o herramientas tecnológicas que faciliten sus operaciones el porcentaje será aun menor ya que muchas de estas herramientas necesitan conectarse a internet para poder operar.
¿Por qué este sector de empresas esta limitado tecnológicamente? Entre las posibles causas encontramos: a) miedo al acceso del entorno tecnológico, b) desconocimiento de los beneficios que ofrece la tecnología, c) falta de iniciativa, d) miedo a perder control de la información, e) creer que no invertir en tecnología es ahorrar recursos, f) barreras de acceso a la tecnología por el precio de las aplicaciones, g) falta de herramientas que entiendan las necesidades de estos sectores empresariales.
En los últimos años hay una ola de empresas de nueva creación llamadas Start ups, que entre otras características tienen una gran capacidad de cambio, adaptación, desarrollo de servicios y productos tecnológicos, entienden y conocen el mercado, la ubicación de la demanda, los horarios pico, las tendencias y se han organizado de manera que pueden operar con costos relativamente bajos. Estos atributos se han logrado principalmente por la innovación tecnológica que hay en ellos.
Las empresas tradicionales necesitan fortalecerse, deben incursionar en la tecnología para poder obtener información del mercado, de sus clientes, las tendencias, la operación diaria, monitorerar las ventas y generar reporte de manera inmediata para tomar decisiones. Son muy pocas las empresas que llevan control de su información diaria, que tienen reportes para saber cuanto vendieron, a quién le vendieron, quién les deben, cuánto les deben, etc.
Por otro lado, el manejo de las bases de datos y la generación de indicadores permite entender el mercado, hacer análisis y relación de eventos externos con el comportamiento de las ventas y modelar escenarios futuros para hacer presupuestos, para ajustar precios, para crear tendencias, para rediseñar los servicios y enfocarse en las actividades rentables.
Seguramente estás pensando que se requiere una gran inversión para hacer esto, o que necesitas a un grupo de personas a quienes tienes que enseñarles como funciona la empresa, pagar una nómina, supervisarlos, el alta en el IMSS y toda la carga administrativa que representa incrementar el equipo de trabajo aunado a que el presupuesto no alcanza para incrementar la plantilla y entonces prefieres seguir como hasta ahora, total si ha funcionado antes puede seguir funcionando.
Quizá has tomado cursos, talleres, expos, tutoriales y mentorías de como ser más eficiente; pero estoy seguro que no te has acercado a revisar la gama de plataformas tecnológicas que pueden ayudarte y que posiblemente tu inversión en capacitación ya rebasó lo que podría costar la implementación tecnológica. La capacitación es importante; sin embargo, muchas veces te hablan bonito, te motivan, te llenan de ideas y cuando estás en el terreno de fuego no sabes por donde empezar, entre las prisas, el estrés, la presión, generar resultados terminas dejando a un lado lo que aprendiste en la capacitación. En mi opinión le falta un sentido de practicidad a los mentores y sobretodo ensuciarse las manos, es fácil hablar desde afuera, pero planear los cambios y ejecutarlos son ligas mayores.
Hay herramientas que te pueden ayudar a relajar la carga administrativa de la facturación, el envió manual de los CFDI’s, la conciliación contra el portal del Sistema de Administración Tributaria (SAT), la creación de los complementos de pago y además garantizar que los errores sean menores. No visualizo como supervisan en los pequeños negocios que el responsable de las finanzas haya registrado todas las transacciones en tiempo y forma, que haya entregado los complementos de pago correspondientes, el pago de impuestos y otras actividades.
Afortunadamente los sistemas de gestión financiera pueden resolver muchos dolores de cabeza, hacer tareas básicas y complejas con cierto nivel de confianza y sobretodo darte visibilidad a las finanzas de tu empresa.
Si estas conduciendo una empresa micro, pequeña o mediana y tienes dentro de tu equipo tareas manuales, utilizas Excel para crear tus reportes, se te extravía información, toma su tiempo actualizar los datos, es complejo corroborarlos contra la realidad, analizas datos a destiempo o simplemente no analizas o mides la evolución financiera del negocio, quizá deberías darte la oportunidad de conocer lo que hacen en Finanzas IQ para ayudar a las pymes en sus tareas administrativas y financieras.