La automatización, un elemento clave en el nuevo rol de los financieros.
La automatización de procesos se ha convertido en un tema de vital importancia en medio de la crisis financiera que ha detonado la pandemia de la Covid; por un lado, la necesidad de hacer proyecciones de flujo de efectivo de muy corto plazo y por otro, la gestión a distancia, visibilidad escasa a la información y la falta de herramientas para supervisar las actividades diarias.
La digitalización significa tener disponibilidad de información en los sistemas electrónicos, es una gran ventaja competitiva cuando se requiere una foto de todo el panorama. La información siempre ha estado presente y disponible; sin embargo, con la creación de reglas de negocio, identificación de tendencias y la ejecución de tareas repetitivas podemos construimos reportes con datos que se vuelven visibles y útiles para la dirección corporativa, asignando esfuerzos en corregir alinear y corregir problemas con oportunidad.
Según las estadísticas más del 90% de las tesorerías corporativas gestionan sus operaciones fuera del ERP y utilizan hojas de cálculo para administrar y controlar las transacciones, mismas que comparten a través de correo electrónico intercambiando información e instruyendo ciertas acciones a otras áreas como Contabilidad e Impuestos; por lo tanto, no está libre de errores y omisiones. Con la implementación de un software de tesorería se puede eliminar el trabajo manual. Hay una aversión significativa al uso de este tipo de plataformas, principalmente en personas mayores quienes tienen miedo al cambio, a la tecnología y a ser reemplazados por los procesos computarizados. El peor error sería que por estos miedos no se aprovechen los beneficios de tener un sistema en la organización, ya que no implica una sustitución de empleados, pero si una eficiencia total.
Cuando la tesorería corporativa forma parte de una organización que opera en el mercado internacional y un entorno de negocios complejo, con varias decenas de cuentas bancarias, bancos, bancas electrónicas, layouts, templates, entidades legales y diferentes monedas se puede volver un caos manejar todas las variables en Excel. El Treasury management System permite centralizar toda la información en una simple plataforma, podemos hacer una conexión multibanco y llevar el flujo de autorización desde el portal, recibirás notificaciones por correo electrónico por lo que el intento de fraude interno y externo puede ser identificado con oportunidad. La conexión o interfaz hacia el ERP permite el intercambio de información mapeando las cuentas contables y los tipos de registros. Recuerdo cuando teníamos decenas de operaciones intercompañía, por la
velocidad diaria y la carga de trabajo era imposible mantener los registros en Excel de forma diaria, así que cada cierre de mes dedicábamos tiempo a la integración de datos; cuando hay transacciones con cantidades iguales o similares es muy complejo mantener orden, en el cierre aparecían los reclamos del área Contable por el descuadre entre cuentas. No es un orgullo, simplemente sin un sistema robusto que soporte este tipo de actividad por mucho esfuerzo humano que se haga es imposible ser ordenado.
Para el ejecutivo de tesorería el día a día es un pisa y corre, urgen pagos, urge integrar cobranza, urge el comprobante de las transacciones, aclaraciones, conciliaciones y así todos los días. Las empresas con el firme objetivo de incrementar las ventas para sobrevivir a la crisis necesitan que los procesos al interior sean más ágiles, información con mayor precisión para tomar decisiones inmediatas; por si fuera poco, el presupuesto para headcount se redujo por lo que dentro de las reglas del juego no está la opción de contratar más personal para aligerar el trabajo. En situaciones de crisis, nuestra toma de decisiones está más expuesta e influenciada por las emociones. Es de vital importancia tener mayor visibilidad de lo que está ocurriendo con el dinero de la empresa, más aún si los colaboradores se encuentran en sus hogares. Un buen tablero de control para monitorear el día a día puede ser la solución para una supervisión más efectiva en todos los niveles.
En nuestra solución, Finanzas IQ encontrarás los elementos para operar una tesorería de cualquier tamaño, multiusuario, multiempresa, multidivisa, segregación de funciones, roles, tablero de control, alertas por medios electrónicos y lo más importante, basado en la nube con acceso vía remoto desde cualquier punto con acceso a internet.
