¿Sabías que, un error común es pensar que si ya tienes un ERP no necesitas un Software de Tesorería?

Cuando invito a los tesoreros y CFO’s a conocer Finanzas IQ y los beneficios que tendrían a su alcance para gestionar la liquidez, en un 80% su respuesta es: “pero, ya tenemos un ERP (SAP, Oracle, Aspel, Contpaq, etcétera”) Sin embargo, ¿te ocurre que, aunque tienes el ERP (Enterprise Resource Planning) sigues procesando información en hojas de cálculo, trabajas tus archivos y luego los importas al sistema? De la misma forma cuando necesitas revisar datos históricos, hacer análisis, planeación, etcétera; descargas del ERP los datos, los llevas a un Excel, corres tus macros y manualmente generas estadísticas, gráficas y conclusiones. ¿Entonces dirías que tienes una tesorería automatizada?

Yo pienso que no y por eso quiero que conozcas nuestro software de Tesorería Finanzas IQ, fui tesorero durante 16 años y prácticamente en todas las empresas donde trabajé, implementé un sistema de tesorería para automatizar las funciones, porque el ERP es una plataforma rígida y poco desarrollada o tropicalizada para atender las necesidades del área como: pagos, cobros, conciliaciones bancarias, inversiones, créditos, divisas, y todos los procesos que ya conoces mejor que yo.

Recuerdo perfecto cada que mi equipo ejecutaba el proceso para automatizar el flujo de efectivo del mes; el paso 1 era descargar información del ERP (SAP u Oracle), pero como los accesos son limitados y los perfiles también – te cobran por cada uno y son costosos – entonces descargábamos la información a nuestro alcance y por correo solicitábamos a Cuentas por Pagar las órdenes de compra y las facturas por pagar para planear las necesidades de efectivo, mientras que a Cuentas por Cobrar pedíamos el listado de facturas a cobrar durante el siguiente trimestre, por supuesto que estas áreas no estaban a disposición de Tesorería por lo que había que pedir la información con tiempo y luego enviar un par de recordatorios antes de conseguir los archivos.

Cuando veías el mail en tu bandeja de entrada empezaba la acción, manos a la obra con los datos; pero había sorpresas, todo podía pasar: bases de datos tan grandes que el Excel se pasmaba, el reporte no contenía todo el rango de fechas que comprende el análisis, archivos dañados, dedicar tiempo a limpiar columnas innecesarias, y si por error borrabas datos que no, repetir el proceso. Solo para limpiar la información se necesitan un par de días, correr la macro, analizar, ajustar, justificar y terminamos el flujo.

Ya presentando la proyección de flujo al CFO o una vez que le diste “send” ¿no te pasa que recuerdas haber omitido información relevante como actualizar los pagos del crédito? Y esto se va a ver reflejado al mes siguiente cuando tengas que explicar las variaciones y la explicación será: “olvidamos actualizar la información”

¿Estás de acuerdo que la planeación del flujo de efectivo con estos detalles representa una gran labor? Además, la carga de trabajo y la ejecución con sentido de urgencia no perdona, es cosa

de todos los días, adicionalmente hay que dedicar tiempo a procesar los datos, analizar, conversar con otras áreas sus necesidades de flujo y alinearlas al presupuesto.

Ayúdale a tu equipo a mejorar su ambiente de trabajo, a subir en nivel de las actividades y mejorar tu análisis de información y la planeación del uso de liquidez y deja en nuestras manos el procesamiento de los datos.

Si no has trabajado con algún software de Tesorería, quizá piensas que es normal y que así operan todas las empresas, ¡no te culpo!; sin embargo, quiero invitarte a que te olvides de la dependencia de los tiempos de otras áreas, las hojas de Excel y los procesos, errores y omisiones. En Finanzas IQ hemos desarrollado una plataforma cada vez más flexible y ágil, pero no menos robusta, podemos conectarla con bancos, el ERP (CXP, CXC y otros módulos) por lo que podrás ver información del flujo de efectivo y tu planeación de liquidez con actualización diaria.

Ventajas al utilizar Finanzas IQ

· Podrás ver la liquidez de la empresa a través de un tablero de control.

· Facilita la conciliación bancaria de todos los movimientos.

· Obtener información y estadísticas acerca de la posición financiera y las actividades de la empresa.

· Controlar las operaciones de compra venta de divisas.

· Llevar control óptimo de la gestión de cobros y pagos, garantizar la disminución de la morosidad.

· Administración de los poderes bancarios en función de la cuenta, el tiempo de operación o el banco de manera sencilla.

· Comunicarte de forma automática con las entidades bancarias.

· Facilitar el seguimiento y alineación al presupuesto.