¿Cómo ayuda un Software Administrativo en las Actividades de un Laboratorio?

La tecnología cada día tiene un papel más importante en las actividades administrativas de los negocios y el desarrollo económico de las empresas sin importar el tamaño. Los sistemas de información o software administrativo se han convertido en un aliado para facilitar las actividades administrativas diarias y la expansión comercial.

Los laboratorios, al igual que otras empresas de la industria farmacológica enfrentan retos para mantener a la organización debidamente administrada, generando datos relevantes, de manera ágil y oportuna para que los dueños puedan tomar decisiones.

El laboratorio que tiene como finalidad la fabricación de productos para comercializarlos experimenta en las actividades diarias ciertas complicaciones que consumen tiempo y encarecen la gestión administrativa. En términos generales la cadena de producción es comprar insumos, materias primas, sustancias químicas, etc. fabricar, logística de distribución, etiquetado, gestoría para los permisos, certificaciones, auditorías y por supuesto la estrategia de comercialización. A través de estas operaciones diariamente genera ventas y procesas sus respectivas compras, algunas a crédito, otras de contado y otras anticipadas.

El negocio no solo es vender y cobrar, atrás de estas actividades hay que administrar y aprovechar los días de crédito que ofrecen los proveedores antes de realizar los pagos para obtener un mayor beneficio del flujo de efectivo, de igual manera tener un control preciso y expedito de los clientes que deben facturas, saber cuánto deben, tiempo de atraso ayuda a generar una estrategia de cobranza eficiente.

La forma de venta de estos negocios es diversa, por un lado, están las ventas en mostrador, las ventas mayoristas, ventas a terceros que generalmente son médicos que usan y recomiendan estos productos y ahora que Amazon ha acaparado el mercado, pues también las ventas directamente desde esta plataforma.

Como has visto, las actividades se van complicando cada vez y el negocio debe tener mucha agilidad para procesar información de todas las fuentes y tener indicadores para saber que todo está en marcha; o bien, darse cuenta de que se requiere algún cambio en la dirección.

El sistema administrativo para un laboratorio puede ayudarte a generar la facturación 3.3, cumplir con las normas del SAT a través de un proceso de timbrado eficiente, ingresas los datos de la remisión, generas el CFDI y lo mandas a tus clientes, al mismo tiempo el sistema registra las facturas emitidas y la fecha en la que tienen que ser pagadas. Si tienes clientes que pagan en tiempo y forma, al conciliar las facturas se dispara el complemento de pago y se envía por correo electrónico de manera automática. ¿Te das cuenta cuánto tiempo habrás ahorrado hasta ahora?

Con relación a los pagos a tus proveedores, una vez que recibes las facturas, las subes al sistema, validas los datos, procesas el pago, las concilias y actualizas tu reporte de pago a

proveedores, podrás extraer reportes como un histórico de transacciones que te ayudará a tener claridad el volumen de compras a tus proveedores y con ello, si lo usas adecuadamente quizá puedas negociar un descuento.

Una operación muy particular del negocio de los productos de laboratorio dermatológicos y no dermatológicos también pasa en las farmacéuticas, son las promociones diarias o eventuales. Por la estrategia que sea, incrementar la venta, reducir inventarios, etc. puede ser que estés pensando en sacar una promoción de 3X2, de 12X10 o la cantidad que estratégicamente consideres, bueno pues la noticia es que con el software administrativo de Finanzas IQ puedes generar los comprobantes fiscales con dichos descuentos.

En resumen con el sistema administrativo podrás procesar transacciones, conocer la información de tus bancos, si hay varias sucursales puedes gestionar y supervisar las operaciones a distancia, manejar tu lista de precios especiales, ventas a sucursales y lo más importante es que puedes empezar a trabajar con información basada en el análisis de datos a través de estadísticos con el más vendido, el ticket promedio, el mejor mes de ventas, la mejor semana, el mejor día de la semana, o la misma productividad de los vendedores o de las sucursales.

Al usar el software de Finanzas IQ tus clientes estarán más contentos ya que una vez que compran les mandas su comprobante fiscal automático y cuando te pagan les generas el Complemento de Pago en caso de que aplique. No tendrás miles de correos solicitando sus comprobantes fiscales. A veces la decisión de compra también se ve influenciada por el nivel de servicio más que el precio.

Pero, ¿cuándo tienes obligación de envíar un complemento de pago y que información necesitas? Si no tienes claridad o no sabes cuando tienes que generarlo, ya no te preocupes la regla es muy simple y el sistema lo sabe, tus facturas con método de pago PPD y/o forma de pago 99 generan complemento de pago una vez que se ha cubierto la factura o una parcialidad, también reconoce que documento corresponde y a qué factura debe asociarse, cuando esto ocurra el sistema genera los documentos con base en el pago recibido, siempre estarás en cumplimiento con la entrega de tus documentos.

Te invito a contactarnos para conocer más sobre la operación de Finanzas IQ, los beneficios y como podemos ayudarte a tener un negocio más ágil para que canalices los esfuerzo a satisfacer las necesidades de tus clientes.

También estaremos encantados de conocer cuales son tus preocupaciones, intereses y dolores, si hay algo más que podamos desarrollar para ayudarte con tus tareas diarias estaremos en la mejor disposición de entender tus procesos y su alcance.