“A veces no se trata de cuánto ganas, sino de que haces con lo que ganas”
Control de Gastos
Como empresario generalmente estas pensando en como vender más, qué estrategias seguir para incrementar tu facturación y si revisas la contabilidad quizá tienes ventas, pero resulta que en la chequera no se ven los recursos.
Es probable que estés enfrentando alguno de los dos escenarios siguientes:
1. No tienes control de lo que estás pagando. Es más común de lo que podemos imaginar; recientemente hablaba con el director de finanzas y su equipo de trabajo de una empresa media; cuando les pregunté cómo llevan el control de pago a proveedores, la antigüedad de saldos y sus días de crédito, la respuesta fue, para mi sorpresa:
a. No tenemos crédito con ningún proveedor,
b. No generamos antigüedad de saldo,
c. Pagamos en cuanto nos llega la factura,
d. Todos los pagos se autorizan a tiempo,
e. A veces usamos la tarjeta de crédito para pagar algunos gastos pequeños.
Muchos quisiéramos ser proveedor de empresas de este tipo, que pagan en cuanto les llega una factura; la realidad en los negocios es que hay que hacer uso de los días de crédito, negociar con los proveedores y no pagar inmediatamente sino estirar los días al máximo, pero sin dañar la relación comercial entre ambas partes.
Si no cobras con la misma velocidad que con la que pagas, muy probablemente la caja esté vacía o en sus niveles mínimos, y si además usas líneas de crédito resulta que estas pidiendo prestado para pagar a los proveedores; si no tienes líneas de crédito estas financiando con el capital de la empresa. En lugar de que las utilidades generen resultados estas incurriendo en gastos por intereses por el simple hecho de no controlar las salidas.
2. No estás cobrando. En la operación diaria, los temas urgentes, la pandemia, el trabajo remoto, etc. quizá no tienes tiempo de revisar quienes te deben y cuánto tiempo tienen de atraso, ocasionando que las facturas se vayan quedando pendientes de cobro y por eso tienes que fondear con el capital de los accionistas.
Parece algo laborioso llevar esta administración de los gastos, saber a quien le debes, revisar las facturas y organizarte, sobretodo si la empresa es relativamente joven, si no tiene un equipo maduro y cuando el director general esta metido en muchos temas al mismo tiempo.
La buena noticia es que hemos desarrollamos una herramienta pensando en las necesidades de un empresario, donde puede monitorear lo que está ocurriendo en la compañía sin dedicar mucho tiempo, ya que los procesos se automatizan y se supervisan a través de dashboards y reportes.
Por ejemplo; imagina que te llega una factura, se carga automáticamente a nuestro sistema, se determina la fecha de pago, se proyecta en el flujo de efectivo y así sucesivamente con todos los CFDIs que vas recibiendo de forma diaria, en tan solo unos clics puedes tener un balance de los posibles desembolsos para hoy, mañana, pasado mañana, etc.
De la misma forma cuando facturas a tus clientes, calculamos la fecha de cobro, próximo a la fecha de vencimiento les enviamos un recordatorio automático, cuando éstos te paguen conciliamos la factura y se marca como pagada. En la medida que van llegando los pagos, en tu tablero de flujo de efectivo puedes ver el saldo de los bancos.
De esta forma solo pagas aquellas facturas exigibles de acuerdo con lo negociado y en teoría, puedes observar de manera sencilla que tengas excedentes de recursos constantemente.
¿Qué pasaría si a pesar de esto sigues sin tener efectivo en tu banco?
Quizá los motivos son otros, habrá que revisar el margen y buscar eficiencias en la administración, revisar precios y hacer análisis de costos. También podemos subir al tablero esta información para que sea fácil la lectura.
Y si tu caso es que siempre estas fuera de oficina, viajas porque estas haciendo relaciones comerciales; pues tenemos desarrollo móvil por lo que podrás ver lo que ocurre en la empresa en cualquier lugar, supervisar, controlar y autorizar los gastos.
Llevar las finanzas ordenadamente no había sido tan sencillo antes, con esto estamos seguros que liberas tiempo, el Contador puede tomar la información de la plataforma y hacer una labor más organizada y en menos tiempo.
Si ahora estás pensando que suena maravilloso, pero que no estas en momento de dar ese paso, te anticipo que hay soluciones para todo tipo de presupuestos y además, que los ahorros que te vamos a generar por la eficiente gestión administrativa y las buenas prácticas terminarán pagando el servicio de manera sustentable.
Acércate para resolver las dudas, te explicamos más detalles de la funcionalidad, analizamos tus procesos y revisamos qué se adapta mejor a tu forma de operar.