El fin último de una organización lucrativa es maximizar la riqueza de los accionistas, mientras que en las organizaciones no lucrativas está en obtener un mayor beneficio social con los recursos obtenidos por donaciones, aportaciones, y otros; una buena administración para minimizar los gastos, los riesgos además de un eficiente control presupuestal. Con independencia del tipo de empresa que se trate, la administración de la tesorería proporciona el campo de juego para optimizar la liquidez por medio del análisis y proyección del flujo de caja (Cash Flow model) que refleja los excedentes y necesidades de recursos de manera prospectiva a través del tiempo.
¿Qué es la gestión de tesorería?
La administración de tesorería involucra la planeación y ejecución de procesos relacionados con el ciclo del efectivo (cobros y pagos), inversiones, el manejo de otros activos y pasivos financieros. El objetivo principal de las actividades de esta área de trabajo es optimizar la liquidez en el corto, mediano y largo plazo ya sea a través de la generación de excedentes de efectivo después de cubrir todas las obligaciones del periodo, o bien, por el uso y disposición de recursos por medio de líneas de crédito, financiamientos y otros instrumentos pasivos, que de igual manera requieren una administración efectiva para liquidarlos en tiempo y forma, cumpliendo con las obligaciones de hacer y no hacer (coventans financieros y administrativos) impuestos por los acreedores.
¿Cuál es la importancia de la administración del flujo de caja?
Probablemente has escuchado la frase “Cash is King”, tener efectivo disponible inmediatamente no es lo mismo que tenerlo disponible a través de títulos de deuda de convertibilidad rápida ya que deshacerte de la posición de instrumentos por la urgencia puede significar el sacrificio en precio. Por ejemplo: si te urge tener liquidez personalmente hablando y quieres vender tu auto seguramente tendrás que rematarlo bajando el precio y entre más
urgente sea, menor precio para lograr que sea atractivo para el comprador. Tan importante es la disponibilidad del efectivo, que en la última década hemos visto la caída de grandes corporativos e incluso bancos, a pesar de tener una buena capitalización y generación de utilidades, debemos tener presente que las obligaciones se pagan con efectivo (dinero líquido) no con los registros en los estados financieros. La administración del flujo de efectivo básicamente radica en conocer, determinar, planear y hacer diferentes escenarios para simular como queda la posición de caja ante diferentes situaciones internas, externas y una combinación de ambas. Un buen modelo de flujo de caja puede prever cuando se aproxima una contingencia o falta de liquidez que permita a la administración tomar decisiones sobre controlar más el gasto o disponer de pasivos o protocolos de contingencia de liquidez. Dentro de las funciones de tesorería también se encuentra el control presupuestal y monitorerar cómo se van materializando los gastos y los ingresos de acuerdo con las proyecciones, en su defecto cuestionar las desviaciones, aplicar medidas preventivas, correctivas y detonar algún protocolo hacia la dirección general.
Software Financiero y la Administración de Tesorería
Los tesoreros necesitan alimentar sus modelos con información de otras áreas como: ventas (ingresos), Mercadotecnia (gastos de campañas), Compras (adquisiciones de activos fijos, materias primas, etc.) Impuestos (gastos fiscales, compensaciones, recuperación de impuestos), Sistemas (tecnología, software de tesorería o TMS, ERP, CRM, etc.) entre otras. Esta información es la materia prima para la construcción del modelo de flujo de efectivo y determinación de la posición de liquidez. Estas proyecciones son utilizadas al exterior de la empresa para la negociación de líneas de crédito o la estructuración de operaciones en los mercados bursátiles de deuda y capitales; ya que los bancos e instituciones financieras no bancos se basan en el modelo de negocio y la generación de efectivo para el pago de obligaciones, dependiendo de que tan sólida sea la generación de flujo, el comportamiento histórico y otros escenarios, las fuentes de fondeo pueden o no solicitar garantías adicionales. Por lo tanto, una buena gestión de tesorería puede contribuir a comprometer menos volumen de activos por cada pasivo contratado, a obtener tasas de interés más competitivas, a dar certidumbre de la posición líquida de la empresa y la buena toma de decisiones dentro del equipo directivo.
En la dinámica actual de grandes volúmenes de información y la velocidad de las transacciones resulta cada vez más complejo manejar modelos financieros en hojas de cálculo; afortunadamente en el mercado ya existen herramientas al alcance de todos los tipos de empresas como las soluciones tecnológicas de Finanzas IQ donde podrás obtener una plataforma que te permitan digitalizar los procesos y tareas repetitivas para llevar a cabo toda la gestión que hemos comentado en los párrafos anteriores de manera rápida, oportuna, minimizando errores y con gran visibilidad de la información de manera ordenada para tomar decisiones y anticipar imprevistos.