¿Cómo automatizar los procesos tesorería?
La Cuarta Revolución Industrial o Industria 4.0 está relacionada con la digitalización, automatización y la integración de procesos dentro las organizaciones como una forma más eficiente para la creación de productos y servicios que cubran las necesidades de los clientes. En un entorno tan interconectado dichas necesidades pueden ser captadas o anticipadas a través de los datos y el internet de las cosas (IoT).
Nos encontramos rodeados y bombardeados de datos e información que cambia constantemente en tiempo real; en los últimos años la tecnología ha permitido el desarrollo de dispositivos para captar dichos datos, almacenarlos, compartirlos y nuestro reto como profesionistas interesados en la digitalización de las finanzas, es explotar el gran volumen de información, analizarla, descubrir las tendencias y utilizarla eficientemente para crear mejoras en los servicios, procesos, productos y aumentar la calidad de vida de las personas y el entorno.
En México podemos hablar de dos tipos de organizaciones: 1) los líderes digitales preocupados por la innovación y automatización en todos los procesos de la empresa y 2) las que siguen a esos líderes digitales y se han preocupado por automatizar procesos y funciones relacionados con el flujo operativo y comercial de cara al cliente externo, con poca o nula atención hacia la automatización de los procesos administrativos dentro de la organización o hacia los clientes internos.
De acuerdo con lo anterior, en los primeros encontraremos estructuras holísticamente automatizadas, ágiles, flexibles, rápidas, conectadas punta a punta y con cliente satisfechos; mientras que las segundas quizá tienen una sofisticación relevante en el servicio de venta; sin embargo, el proceso post venta o la resolución de situaciones y problemas administrativos sigue siendo manual y caótico en la comunicación e interacción entre áreas internas, en algún momento esta desconexión se verá reflejada en la experiencia del cliente.
La Tesorería es un área de servicio muy importante y crítica al interior de las organizaciones, demanda gran sentido de urgencia, precisión y efectividad; históricamente ha quedado excluida de los proyectos de automatización.
¿Por qué no todas las organizaciones tienen una Tesorería Inteligente?
a) Hasta hace algunos años las grandes marcas de software SAP y Oracle solo tenían presencia en organizaciones trasnacionales, globales o de grandes dimensiones. Esto se explica porque el costo de implementar una plataforma de este tipo es muy relevante y no estaba al alcance de todos, derivado de esto las organizaciones determinaban a que módulos y funcionalidad le darían prioridad y cuáles funciones podrían sobrevivir desconectadas. Además del tema presupuestal, agreguemos que las operaciones en México y Latinoamérica pueden tener ciertas particularidades derivadas de la gama de bancos que operan en la región (no todos tienen un nivel de sofisticación tal que puedas integrarlos con los ERP’s) no tenemos la estandarización que podemos encontrar en el mercado de Norteamérica y Europa, por lo que hacer cualquier desarrollo para configurar el módulo de tesorería de estos sistemas y adecuarlos a las necesidades operativas locales (tropicalización) incorpora un costo adicional y tiempos de desarrollo. En su momento para algunos corporativos fue más eficiente dejarlo fuera del alcance del proyecto y atenderlo a través de MS Office.
b) Desconocimiento acerca de soluciones tecnológicas especializadas en la gestión de tesorería y Cash Management enfocadas a digitalizar procesos particulares de esta área como: administración de cuentas, conciliación bancaria, registros contables automatizados, inversiones, créditos, cheques y todo el cúmulo de transacciones propias de esta unidad de trabajo. Dichas soluciones se conocen en el mercado anglosajón como Treasury Management Systems – TMS o Sistemas de Gestión de Tesorería y actualmente hay para todos los tamaños y al alcance de cualquier presupuesto.
c) Resistencia al cambio, el equipo que trabaja en tesorería ya tiene una estructura creada a través de ficheros y hojas de cálculo con el gran beneficio de ser muy flexibles y que se pueden modificar totalmente acorde a lo que el usuario necesite (Aunque es un gran riesgo cuando hablamos de integridad de la información, las conciliaciones, el control interno y la mitigación de fraudes pues la información es libremente manipulable). Llevar la administración de tesorería con un sistema requiere disciplina para culminar procesos y evitar cuellos de botella, por el contrario, la administración con hojas de cálculo te permite terminar un proceso mañana o pasado en caso de que hoy no se haya atendido por la razón que sea, situaciones de este tipo no permiten generar entornos de Calidad Total, ni mejoras continuas.
¿En cuál situación te encuentras o te sentiste identificada o identificado? Sabías qué el costo de oportunidad de no tener un software de tesorería corporativa se refleja en las horas extras que el equipo contable dedica a integrar los cierres mensuales y que debido a la falta de conectividad e integración con el ERP tiene que hacer registros manuales y la cantidad de partidas que se quedan en conciliación. En estricto sentido no estás cumpliendo con los principios contables de oportunidad (tener la información en tiempo) e integridad (que la información esté completa) y la toma de decisiones a pesar de estas limitaciones puede llevar al negocio en una dirección diferente y menos objetiva.
A través de las soluciones de Finanzas IQ podemos ayudarte a resolver los problemas derivados de la falta de digitalización de procesos, serás eficiente en la generación de información, mayor calidad en los datos, decisiones más objetivas, transparencia para la administración, accionistas e inversionistas, ahorro en gastos operativos, accesible a todo tipo de presupuestos y una mejor calidad de vida para tu equipo de trabajo.
