La automatización de los procesos de cuentas por pagar es un método para minimizar la intervención humana y eliminar las tareas propensas a error del proceso de cuentas por pagar –o de deudas comerciales–. Esto se lleva a cabo utilizando un software integrado de cuentas por pagar con una red de negocios on-line que conecta digitalmente a los socios comerciales. La automatización de cuentas por pagar ofrece mayor eficiencia y tener un sistema de control de pagos automáticos ayuda a la gestión interna y desarrollo de cualquier negocio o empresa.
En empresas tradicionales, las facturas, pagos y cobros se emiten a mano normalmente. Es decir, una persona introduce los datos de la empresa, las cantidades, impuestos, etc. Esto puede, evidentemente, inducir a errores, pero también conlleva un exceso de tiempo invertido en tareas de gestión. Para evitarlo, podemos automatizar todos esos procesos.
De esta forma, la plataforma de Finanzas IQ será una herramienta la que genere automáticamente esas facturas, si hablamos de las que recibimos, se trata de agilizar el pago. Esto se hace evitando el proceso asociado de comprobar si hay una partida destinada a esa partida, o si se había aprobado con antelación.
Un sistema de control de pagos automáticos se encarga de gestionar el exigible a corto plazo: proveedores y efectos comerciales a pagar, que son documentos que recogen las operaciones de la actividad de la empresa. Así como otros documentos de origen diferente como los acreedores, deudas financieras a corto plazo.
Beneficios de tener un sistema de control de pagos automáticos
- Ahorro de costos. Esto se debe a que el tiempo que antes se dedicaba a la gestión de facturas emitidas y recibidas, ahora puede destinarse a otros procesos.
- Mejora en nuestra atención al cliente. La automatización de pagos agiliza los tiempos de espera, y la emisión automática de facturas tiene el mismo resultado.
- Reportes diarios. El sistema debe facilitar que se realice cualquier consulta en tiempo real de la información existente en la base de datos, de forma ágil y rápida. Por otra parte, las soluciones que se ofrecen hoy en el mercado permiten crear informes y cuadros de mando para facilitar el análisis del rendimiento por medio de los reportes.
- Conciliación bancaria. El sistema de Finanzas IQ en tiempo real asigna cada pago a la factura correspondiente y mostrar por una parte las partidas pendientes de vencimiento y de pago y por otra, el historial de facturas con cada proveedor, de tal forma que cada cuenta esté continuamente conciliada.
- Reducción de errores. Al utilizar una herramienta específica, se reducen posibles errores humanos al introducir los datos o realizar pagos.
- Generación de facturas electrónicas.
- Nos permite segmentar clientes. Por ejemplo, podemos ver con facilidad quién tiene una deuda pendiente, o aquellos que nos producen mayores ingresos.
- Integración de sistemas y multi-empresa. Esto nos permite no sólo obtener más datos de segmentación, sino realizar acciones de fidelización por sectores, ingresos, etc.
- Automatización de recordatorios. Podemos programar pagos y cobros para recordar que debemos realizar ciertas acciones, como pagos no automáticos.
Este sistema de pagos se maneja desde una plataforma digital que puede ser instalada de manera local (en una empresa o negocio) o desde la nube y que puede administrarse desde computadoras o dispositivos móviles, en donde se comparte información financiera de todas las áreas de tu empresa para centralizar, organizar y supervisar.
Sistema de control de pagos automáticos
Mejorar la gestión interna de un negocio que quiere expandirse se puede lograr utilizando un software de cuentas por pagar integrado con una red de negocios digital que lo conecta con todos sus proveedores, el procesamiento de las cuentas por pagar puede ser automatizado para cualquier tipo de gasto.
La importancia de esta área en las empresas se centra en el control de los flujos de dinero, ya que gestiona las entradas de efectivo por parte de los clientes, así como las salidas de dinero para el pago a proveedores. Llevar una gestión manual implicaría arriesgarse a no tener la seguridad para las operaciones diarias, o peor aún, la empresa no pudiera planificar el crecimiento a mediano o largo plazo.